In Cina la Convenzione sull’Apostille entra ufficialmente in vigore il 7 novembre

Posted by Written by Arendse Huld Reading Time: 6 minutes

La Cina ha ufficialmente aderito alla Convenzione sull’Apostille che nel Paese è entrata in vigore il 7 novembre 2023. Questo consentirà ad aziende e privati di risparmiare tempo e costi, poiché i documenti stranieri da utilizzare in Cina non dovranno più essere sottoposti a più cicli di autenticazione da parte di diverse autorità. Parliamo di come alcune procedure amministrative saranno semplificate dopo l’adesione della Cina alla Convenzione sull’Apostille.

L’8 marzo 2022, la Cina ha aderito ufficialmente alla  Convenzione del 5 ottobre 1961 sull’abolizione dell’obbligo di legalizzazione dei documenti pubblici stranieri, nota anche come “Convenzione sull’Apostille”. La Cina ha aderito quando l’Ambasciatore cinese nei Paesi Bassi, Tan Jian, ha presentato lo “strumento di adesione” a nome della Cina al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi, custode ufficiale della Convenzione sull’Apostille.

Secondo il portavoce del Ministero degli Esteri, Mao Ning, che il 10 marzo ha parlato dell’adesione della Cina nel corso di una conferenza stampa, l’adesione alla Convenzione “semplificherà le procedure per la circolazione transnazionale dei documenti ufficiali e faciliterà gli scambi internazionali di tipo economico, commerciale e del personale”.

La Convenzione sull’Apostille entrerà in vigore in Cina il 7 novembre 2023.

Che cos’è la Convenzione sull’Apostille?

La Convenzione sull’Apostille, o Convenzione del 5 ottobre 1961 sull’abolizione dell’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri, è un trattato internazionale che semplifica il processo di autenticazione dei documenti pubblici per l’utilizzo nei Paesi esteri.

La Convenzione è stata adottata dalla Conferenza di Diritto Internazionale Privato dell’Aja (HCCH) del 1961 e da allora è stata ratificata da oltre 120 Paesi e territori in tutto il mondo, tra cui Hong Kong e Macao. Ai sensi della Convenzione, un documento pubblico rilasciato in un Paese membro può essere certificato per uso legale in qualsiasi altro Paese membro ottenendo un certificato di “apostille” da un’autorità competente designata dal Paese di rilascio.

L’apostille è una forma di autenticazione che verifica l’autenticità della firma, la qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se del caso, il sigillo o il timbro apposto sul documento. Elimina la necessità di un’ulteriore certificazione o autenticazione da parte di funzionari consolari o di ambasciata, semplificando il processo e risparmiando tempo e costi per coloro che hanno bisogno di utilizzare documenti pubblici stranieri per motivi legali.

Attualmente, in Cina, per utilizzare a scopo amministrativo i documenti stranieri, che vanno dalla richiesta di un visto alla costituzione di un’impresa, questi devono essere stati preventivamente verificati ed autenticati dalle parti locali e poi ulteriormente autenticati dall’Ambasciata o dal Consolato cinese nel Paese in cui i documenti vengono presentati. Questo procedimento, per il richiedente, è oneroso in termini di tempi e costi.

Che cosa significa l’adesione della Cina per il commercio estero e le imprese?

Secondo il portavoce Mao Ning, l’adesione della Cina alla convenzione “porterà due importanti benefici”: la riduzione dei tempi e dei costi della circolazione transfrontaliera dei documenti e l’ottimizzazione dell’ambiente imprenditoriale.

Sia per i cittadini stranieri che per quelli cinesi, ciò significa la semplificazione e velocizzazione delle richieste per vari documenti, come casellari giudiziari, certificati sanitari, patenti di guida, certificati di laurea e certificati di nascita, che possono essere necessari per l’espletamento di varie formalità amministrative.

Mao Ning ha dichiarato che, dopo aver aderito alla convenzione, il tempo per completare la preparazione di un documento da utilizzare all’estero sarà ridotto a pochi giorni lavorativi (dai 20 precedentemente necessari). Inoltre, si stima che per i lavoratori cinesi e stranieri si risparmieranno ogni anno oltre 300 milioni di RMB (circa 43,6 milioni di dollari) in tasse di registrazione. Anche il tempo medio per il trasferimento dei documenti tra gli stati contraenti è stato ridotto di circa il 90%.

In termini di ottimizzazione dell’ambiente imprenditoriale, il cambiamento sarà più vantaggioso per le aziende che hanno frequenti rapporti transfrontalieri, sia che si tratti di società nazionali che assumono dipendenti stranieri, che di aziende di import-export o multinazionali con operazioni transfrontaliere.

Per i dipartimenti delle risorse umane, ciò significherà procedure più snelle e veloci per la richiesta di visti e permessi di lavoro per il personale straniero.

In questo quadro, la richiesta di una licenza commerciale o di registrazione di una società in Cina diventerà più facile anche per le società straniere, poiché i vari documenti richiesti, come l’atto costitutivo, gli estratti conto bancari e i certificati di status ora devono solo essere apostillati.

Nell’incontro con la stampa, Mao Ning ha stimato che circa il 70% dei documenti commerciali richiesti per l’importazione e l’esportazione per e dalla Cina saranno coperti dalla Convenzione sull’Apostille e quindi non richiederanno più la certificazione consolare.

A quali documenti si applica la Convenzione sull’Apostille?

Non tutti i tipi di documenti sono coperti dalla Convenzione sull’Apostille, ma solo i documenti pubblici, come stabilito dalle leggi del Paese di emissione. Secondo l’HCCH, la convenzione viene normalmente applicata a:

  • Documenti di natura amministrativa, tra cui certificati di nascita, matrimonio e morte;
  • Documenti emanati da un’autorità o da un funzionario collegato a un tribunale;
  • Estratti di registri di commercio e di altri registri;
  • Brevetti;
  • Atti notarili e attestazioni notarili (riconoscimenti) di firme; e
  • Diplomi scolastici, universitari e altri diplomi accademici rilasciati da istituzioni pubbliche.

Inoltre, l’HCCH afferma che la convenzione generalmente non si applica ai documenti diplomatici o consolari, oltre che a determinati documenti amministrativi relativi a operazioni commerciali o doganali.

Ciò significa che alcuni documenti doganali per la Cina potrebbero ancora richiedere ulteriori procedure di autenticazione.

Gli altri Stati contraenti della Convenzione sull’Apostille avranno ora un periodo di sei mesi per opporsi all’adesione della Cina. Tuttavia, se uno Stato contraente si oppone all’adesione della Cina, ciò significherà solo che la convenzione non si applicherà tra la Cina e tale Stato, non che la Cina non potrà aderire.

Per questo motivo, è ancora possibile che le procedure di apostille non possano essere utilizzate in Cina per i documenti provenienti da determinati Paesi, anche se membri della Convenzione sull’Apostille, e viceversa.

Considerazioni per l’autenticazione dei documenti dopo il 7 Novembre

Con l’ufficiale entrata in vigore della Convenzione sull’Apostille, il 7 Novembre 2023, in linea di principio, i documenti in uscita e in entrata in Cina non richiederanno più un’ulteriore autenticazione e avranno bisogno solo di un certificato di Apostille del Paese di origine del documento.

Ciò è stato ribadito dal portavoce del Ministero degli Esteri Wang Wenbin nel corso di un consueto briefing con la stampa il giorno in cui la  convenzione è entrata in vigore, affermando che “da oggi in poi, i documenti ufficiali inviati tra la Cina e altri Paesi contraenti, per poter essere utilizzati, richiedono solo un certificato di apostille rilasciato dai Paesi da cui provengono”. Ha aggiunto che “l’autenticazione consolare non è più necessaria”.

Il Ministero degli Affari Esteri (MAE) sarà l’autorità responsabile della gestione dei certificati di apostille e del loro rilascio per i documenti pubblici cinesi da utilizzare all’estero. Gli uffici locali per gli affari esteri potranno essere incaricati dal Ministero degli Affari Esteri di svolgere questo lavoro anche all’interno delle loro giurisdizioni.

Secondo Wang, il Ministero degli Esteri e gli uffici locali per gli affari esteri avevano già organizzato delle cerimonie per il rilascio del primo certificato di Apostille la mattina del 7 novembre, segnalando l’inizio ufficiale di queste procedure.

Nonostante ciò, i professionisti legali hanno constatato che le autorità di gestione dei documenti relativi agli investimenti esteri in Cina potrebbero non accettare immediatamente i documenti apostillati e avranno bisogno di tempo per adattarsi alle nuove regole.

Ad esempio, i professionisti dello studio legale Squire Patton Boggs hanno interpellato l‘Amministrazione Statale per la Regolamentazione del Mercato (SAMR) – l’autorità di regolamentazione del mercato cinese – sulla sua disponibilità ad accettare documenti apostillati relativi alla registrazione delle società e agli investimenti esteri, ma sono stati informati che qui viene ancora richiesta l’autenticazione consolare da parte delle ambasciate o dei consolati cinesi. Questo perché l’agenzia non ha ancora aggiornato le proprie norme sulla legalizzazione dei documenti, il che potrebbe richiedere ancora da uno a due mesi.

Concludono che “a causa delle regole SAMR in sospeso, ci aspettiamo che le registrazioni degli investimenti stranieri in Cina possano essere ritardate fino a quando un certificato di apostille non diventi accettabile per SAMR e le sue controparti locali”.

Le società straniere che sono in procinto di presentare documenti stranieri alla SAMR o ad altre autorità cinesi devono quindi prendere in considerazione i potenziali ritardi per l’accettazione dei documenti consultando le agenzie competenti per sapere se i documenti richiederanno ancora l’autenticazione consolare.

Miglioramento del doing business in Cina

Da un punto di vista macroeconomico, l’adesione della Cina alla Convenzione sull’Apostille fa parte dei più ampi sforzi della Cina per migliorare la facilità di fare affari e ridurre la burocrazia nel Paese.

L’ex Premier Li Keqiang ha lanciato nel 2013 una campagna chiamata fangguanfu 放管服, con l’obiettivo di ridurre la burocrazia amministrativa e delegare maggiori capacità decisionali alle amministrazioni governative di livello inferiore. Questa campagna ha portato alla riduzione degli oneri amministrativi attraverso modifiche e l’abolizione di varie norme e regolamenti nel corso degli anni, nonché alla devoluzione di alcuni poteri ai governi locali.

Sebbene questa sia stata una delle politiche di punta dell’ex premier Li Keqiang, sembra che il Governo cinese sia ancora impegnato in questa direzione. Nell’ambito della campagna fangguanfu, l’Ufficio del Consiglio di Stato ha pubblicato nell’Ottobre 2022 un piano dettagliato degli obiettivi individuati per migliorare il contesto imprenditoriale. Ciò includeva, tra l’altro, la riduzione dell’abuso di potere amministrativo per limitare l’accesso al mercato, la riduzione del protezionismo locale, l’eliminazione di restrizioni irragionevoli alle gare d’appalto e agli appalti per le imprese non locali, la riforma dello sdoganamento e la promozione delle procedure di sdoganamento online.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato il 21 marzo 2023 e aggiornato l’ultima volta il 15 novembre 2023.